КОЛЛАБОРАТИВНО — ЗНАЧИТ ПРЕСТИЖНО И ПЕРСПЕКТИВНО

А. В. Ивахин,
Ассоциация CBOSS

The key solutions of CBOSSmis enterprises management system comprise human, manufacturing, financial and information resources. The author considers CBOSSmis in the uncommon aspect — the collaborativeness of the high-tech product oriented on intelligent business is concerned.

Мобильные системы № 8, август 2004

Говорят, когда царь Египта Птолемей I, заинтересовавшись геометрией, спросил у ее основоположника Евклида, нельзя ли как-нибудь легче и быстрее овладеть этой наукой, ученый с суровым достоинством ответил: «Царских путей к геометрии нет!», что в переводе означало — привилегии в науке невозможны.

Приходится признать, что и к управлению, как бизнес-процессу, легких — царских! — путей нет. Вернее, их не было до появления интегрированных систем управления предприятием. Однако наша сегодняшняя цель — не проследить поэтапно путь развития таких EAS (Enterprise Application Suites), а раскрыть свое видение коллаборативных решений, к которым по ряду признаков можно отнести платформу электронного ведения бизнеса CBOSS.

Для начала определимся с терминологией. Конечно, слово коллаборативный трудно отнести к общеупотребительным. Между тем, такое понятие имеет право на жизнь, и более тысячи ссылок на всё коллаборативное в Интернете — убедительное тому доказательство. Проведенное мини-исследование показало, что помимо систем и решений — предмета нашего рассмотрения — коллаборативными могут оказаться: технологии, проекты, процессы, программы, приложения, произведения, обучение, исследование, ведение бизнеса и пр.

Английский collaborative — общий, объединенный, совместный. А что же означает русский коллаборативный признак предмета? Да просто в основе всех этих объектов и понятий лежит коллективность действий, их роднит совместный характер групповой работы — коллегиальность, соавторство, кооперация, взаимодействие, сотрудничество.

По свидетельству историков, коллективизм — исконная черта русского народа. Врожденные чувства солидарности и братства вызывали восхищение иностранных наблюдателей во все времена.

Может быть, отчасти поэтому мы с такой готовностью откликнулись на появление систем обеспечения совместной работы. И сами по мере сил и возможностей способствовали развитию и распространению таких систем, поскольку продукты CBOSS по многим параметрам можно отнести к коллаборативным решениям. С одной оговоркой: изначально не позиционируясь как коллаборативные, наши системы, по сути, таковыми являлись. В отличие от западных продуктов, которые их производители сначала назвали collaboration, а потом задумались: что, собственно, вкладывается в это понятие и насколько полно функционал и потенциал их детищ соответствует ему.

Системы добровольно-принудительного самообслуживания

По мнению исследователей аналитического агентства Gartner Group, концепция планирования ресурсов предприятия ERP в ее каноническом понимании постепенно отмирает, уступая место идеологии совместного предпринимательства, так называемой c-commerce (collaborative commerce). Когда зашла речь об управлении коллаборативным производством (Collaborative Manufacturing Management) и возникла необходимость включения в ERP-системы сервисов эффективной совместной работы, для определения новой концепции делового взаимодействия стали встречаться формулировки типа «ERP II (Enterprise Resource & Relationship Planning — управление ресурсами и внешними связями предприятия) = коллаборативный ERP». И если ранее предпринимались попытки привязать эту концепцию к управлению взаимоотношениями с клиентами и/или поставщиками [ERP II = ERP+CRM+SRM], то теперь речь идет уже об интегрированных системах управления предприятием EAS, включающих помимо перечисленных выше функций управление цепочками поставок SCM и жизненным циклом продукта PLM. А сам термин ныне трактуется как предметно-ориентированная, всеобъемлющая интегрированная платформа электронного ведения бизнеса (comprehensive e-business platform). Мы склонны придерживаться именно такого определения, поскольку оно характеризует «всеохватность» современных крупных решений класса систем управления предприятием и в целом соответствует пониманию, сложившемуся в IT-сообществе.

К слову, нам-то было бы небезынтересно для своих систем, ориентированных на интеллектуальный бизнес, использовать встречающийся термин IRP (который компания Baan некогда пыталась применить в качестве названия модуля планирования непрерывного производства), но, к сожалению, эта аббревиатура дискредитировала себя неустойчивостью трактовок: она расшифровывается то как Intelligence (Intellectual, Intelligent), то как Integrated Resource Planning.

О каких же системах идет речь? Работа большинства современных организаций основана на активном взаимодействии людей, подразделений и других, внешних по отношению к ним, организаций. Все формы таких деловых контактов можно разбить на условные группы, так называемые «три К».

Коммуникации: работники пересылают информацию и/или запрашивают ее у кого-либо.

Кооперация: сотрудники компаний используют совместное рабочее пространство для выполнения функций, требующих взаимодействия людей.

Координирование: специалисты разных структурных подразделений и организаций вовлекаются в определенные процессы, которые подчиняются заранее заданным правилам.

Если говорить о компьютерных технологиях, поддерживающих названные формы взаимодействия, то это, соответственно:

• электронная почта и системы пересылки сообщений;
• базы данных коллективного доступа;
• средства автоматизации деловых процедур (workflow).

Основу систем обеспечения совместной работы, к которым относятся продукты серии Lotus (Notes, Domino, Same Time) и Microsoft Exchange, предназначенные для регламентации внутрикорпоративных коммуникаций и снабженные темплетными и маршрутными функциями, как раз и составляют перечисленные выше технологии. Это позволяет характеризовать их как системы распределенных баз данных коллективного доступа, интегрированные с возможностями электронной почты, под чем понимается не только реализация обмена почтовыми сообщениями между сотрудниками-пользователями, но и способность самих баз данных и приложений посылать документы как людям, так и другим БД, что является критически важным свойством при автоматизации деловых процедур.

Несмотря на то, что производители названных решений не позиционируют их как системы управления предприятием, подчеркивая лишь коммуникационный характер продуктов, Lotus Domino и Notes являются полноценными решениями в области систем коллективной работы, позволяя решать технологически сложные задачи на любом организационном уровне.

Вместе с тем, в последние годы созданы системы обеспечения совместной работы, ориентированные на большие объемы информации и внушительное число пользователей, для которых и стало общепринятым наименование коллаборативные системы.

Среди коллаборативных «одноклассниц» можно выделить:

• ПО Oracle Collaboration Suite для управления электронной и речевой почтой, персональными календарями, web-конференциями, а также для синхронизации данных с беспроводными коммуникационными устройствами;
• программную платформу нового поколения Sun ONE (Open Net Environment) с freeware-офисным пакетом для UNIX-систем Star Office, объединяющую все компоненты вычислительных систем предприятия в единый комплекс, ресурсы которого используются для построения web-сервисов и предоставления сетевых услуг, и позволяющую создавать индустриальные решения любого уровня.

К платформенным особенностям этих решений относятся:

• использование централизованного хранения данных на сервере БД;
• развертывание системы на промышленных J2EE-серверах приложений
• идентификация и аутентификация пользователей и их действий средствами самой системы, а не используемой ОС;
• открытый программный интерфейс API (Application Program Interface) и нацеленность на современные стандарты электронного обмена данными EDI (Electronic Data Interchange), в том числе XML;
• стремление к платформенной независимости;
• ориентация на промышленные сетевые файловые сервисы (9iFS, NFS) по сравнению с хранением в виде файлов операционной системы сервера.

При этом Sun ONE сохраняет достоинства Lotus/Exchange по интеграции с настольными офисными приложениями, чего об Oracle Collaboration Suite не скажешь.

Стоит упомянуть о появлении целой серии web-ориентированных groupware-решений, которые, не являясь пока заметными игроками на рынке ПО для совместной работы, интересны с архитектурной точки зрения. Зародившись в недрах публичных сервисов («личных кабинетов» абонентов интернет-провайдеров, «бесплатных почт», телеконференций с расширенными пользовательскими сервисами), эти решения включают транзакционные функциональности, ранее не характерные для groupware: регистрацию пользователей онлайн/офлайн (фактически — рабочего времени), резервирование совместно используемых ресурсов (помещений, автотранспорта). По архитектуре они несколько ближе к коллаборативным системам, поскольку используют централизованное хранение данных на сервере БД и внутреннюю аутентификацию. Реализуясь, как правило, небольшими группами энтузиастов, эти решения проигрывают «классическим» groupware, прежде всего, из-за отсутствия интеграции с офисными пакетами, выигрывая при этом в технологичности и цене.

Средства групповой работы с их ориентацией на сервис сообщений, функционированием на персональных компьютерах и интеграцией с популярными в офисной среде приложениями — текстовыми процессорами, электронными таблицами — достаточно быстро вошли в IT-инфраструктуру многих предприятий. Закономерен вопрос: если есть относительно недорогие средства совместной работы, в достаточной степени обеспечивающие обмен сообщениями и электронной документацией в масштабе компании, зачем переходить на мощные бизнес-комплекты коллаборативных систем?
Ответ лежит на поверхности. Во-первых, неоспоримо преимущество использования интегрированного решения всех бизнес-задач, в том числе и коммуникационного характера: чем больше таких задач охватывает корпоративная информационная система, тем выше ее эффективность как комплексного инструмента. Во-вторых (и на этот аспект часто обращают внимание профессиональные консультанты, аудиторы и бизнес-аналитики), интеграция в одном решении средств groupware и системы управления позволяет снизить совокупную стоимость владения продуктом (TCO, Total Cost of Ownership).

За счет чего снижается TCO при использовании систем управления предприятием с функционалом совместной работы? Прежде всего, компания может отказаться от «настольно-сетевых» средств groupware класса IBM Lotus или Microsoft Exchange, стоимость владения которыми резко растет с развитием организации и расширением бизнеса. Здесь значительную роль играет не только лицензионная политика производителей, но и архитектурное решение систем с хранением всей информации в файловых сервисах, требующее более значительных аппаратных затрат при масштабировании, и распределение сил по сопровождению, и платформенная зависимость.

Важным преимуществом интеграции коллаборативных сервисов в информационные системы является контекстность информирования. Как ни интегрируй Lotus и SAP или Exchange и CBOSS, все равно из письма в Lotus не попадешь на нужную транзакцию в SAP, не увидишь «одним кликом» первоисточник информации, не зарегистрируешь онлайн действия по событию. Ситуация в корне меняется, когда сервисы сообщений встроены в ядро коллаборативной системы. Каждое системное сообщение напрямую связано с ее источником, что обеспечивает колоссальную экономию времени, стимулирует широкомасштабную эксплуатацию системы, концентрирует накапливаемые знания в рамках единой информационной среды корпоративной бизнес-системы.
Система управления предприятием CBOSSmis изначально была ориентирована на совместную работу и использование сервисов сообщений в масштабе предприятия. Любое событие в Системе сопровождается информированием, а всякое информирование — письмо, служебная записка, сообщение о мероприятии, запись в персональном календаре, публикация на корпоративной доске объявлений — наделено системно-корпоративными свойствами: достоверно подписано аутентифицировавшимся автором, гарантированно соответствует полномочиям пользователя и месту сотрудника в структуре предприятия, контекстно связано с предметным объектом в Системе.

Особенности национальной коллаборативности

В рекламных материалах SAP, Oracle и PeopleSoft часто указывается, что высокая масштабируемость бизнеса в условиях новой экономики требует передачи полномочий сообществу (Community Empowerment). И, как следствие, диктует необходимость внедрения технологий самообслуживания клиентов и бизнес-партнеров, «самозанятости» сотрудников (self-employee); обеспечения коммуникаций внутри интегрированной информационной системы; кооперации как во внутрикоммуникационной среде, так и в среде взаимодействия с клиентами, поставщиками, подрядчиками.

В результате вслед за получившими широкое распространение сокращениями B2B (business-to-business) и B2C (business-to-commerce, -customer, -consumer), по аналогии в 2000 г. для характеристики взаимоотношений «компания — сотрудники» был введен термин B2E (business-to-employee). Иногда его, правда, трактуют как «бизнес для больших компаний» и «обслуживание расширенного предприятия» (business-to-extended enterprise). Впрочем, это не меняет сути B2E: обеспечения в рамках корпоративной информационной системы ее тотального использования всеми сотрудниками предприятия; гарантированного выполнения рутинных функций по регистрации информации на первичных рабочих местах, а не у выделенных операторов; снижения инфопотоков, проходящих вне системы управления предприятием.

Как это ни странно, но к довольно простой и очевидной идее, обозначаемой ныне в IT-обиходе понятиями collaboration, self-service, B2E, западные производители систем управления предприятием пришли совсем недавно, c подачи аналитиков «поверив», что их решения коллаборативны не по форме, а по содержанию. (Так, Саймон Ховард из Gartner констатирует, что на смену workflow повсеместно идет collaboration — коллективная работа и взаимодействие, в том числе с внешними консультантами и сторонними организациями, вовлекаемыми в бизнес-процессы, и с клиентами, которые получают возможность непосредственно участвовать в деятельности компании).

Система CBOSSmis, даже еще не обретя своего brand name, уже была B2E-ориентированной благодаря созданию и внедрению несколько лет назад «Почты CBOSS», электронной «Доски объявлений», предназначенной для ознакомления с нормативными документами и корпоративными публикациями всех работников; «Организатора» как всеобъемлющего средства поддержки жизнедеятельности работ; «Регистрации рабочего времени», посредством которой все пользователи — сотрудники предприятия по принципу самообслуживания отмечаются о приходе, своем временном отсутствии и уходе с работы. Впоследствии эти модули легли в основу взаимосвязанных и взаимодополняющих, но самодостаточных решений, охватывающих задачи управления приоритетных предметных областей (человеческий, производительный, финансовый и информационный капитал компании) системы управления предприятием CBOSS, сохранившей коллаборативную направленность.

Скажем, модуль Администрирование рабочего времени ориентирован преимущественно на всеобщее использование его ярко выраженного «коллективистского» функционала и играет значительную коммуникационную роль в компании, предоставляя сведения о текущем статусе сотрудников в режиме онлайн всем пользователям. Благодаря реализованным механизмам мониторинга и администрирования модуль позволяет не только учитывать рабочее время, но и контролировать его эффективное использование, отслеживая распределение времени по объемам работ, а также планировать, определяя графики рабочего времени и табели-календари.

Модуль Коммуникации с помощью основных сервисов — сообщений, корпоративных публикаций и контактов — полностью покрывает все потребности организации в обеспечении информационного обмена, формируя единое коммуникативное поле на предприятии, обеспечивая сохранность и развитие наиболее значимого инфоресурса, а также контекстность и документальность взаимодействия сотрудников.
Как инструмент планирования и регулирования производительных ресурсов, новый универсальный «Организатор» модуля Планирование работ в целом ориентирован на совместное использование любой компанией. Позволяя управлять трудоемкостью и загруженностью сотрудников, распределением внутренних заказов и поручений в масштабе предприятия, контролировать и корректировать ход выполнения заданий, он способствует повышению прозрачности процесса решения организационных вопросов, его доступности для внутреннего аудита и оценки качества исполнения поручений.

Сегодня коллаборативную стратегию и направленность на самообслуживание мы не без оснований относим к преимуществам CBOSSmis, прежде всего, ввиду ее ориентации на интеллектуальные предприятия, исповедующие подход всепроникающей компьютеризованности (pervasive computing) рабочих мест, что позволяет максимально эффективно использовать self-service-ориентированную систему.

Некоторые отечественные руководители до сих пор придерживаются мнения, что «иметь ERP-систему — хорошо и престижно, но „в хозяйстве“ совершенно необходима еще и система документооборота, которая обеспечит реализацию информационных потоков и регистрацию схем принятия решений„. В отношении CBOSSmis такая позиция неоправдана: никакой громоздкой надстройки, никакого дорогостоящего content-“довеска» не нужно! Конвергентная система, способная функционировать единообразно при обработке разнородной информации, даст возможность управлять и контентом, и знаниями, и неструктурированными данными, на долю которых приходится более 80% всей циркулирующей в современной компании информации. Будучи коллаборативной, Система прозрачным образом позволит покрыть groupware-функциональность, приписываемую молвой исключительно системам документооборота.
При этом важно отметить, что всеобъемлющая платформа электронного ведения бизнеса CBOSS — как полноценный бизнес-инструментарий для коллективной работы — направлена в первую очередь на управление предприятием и его интеллектуальными ресурсами, а вопросы автоматизации отдельных операций рассматриваются как вытекающие задачи.

Многие специалисты считают, что подавляющее большинство систем управления предприятием отечественных производителей принципиально отличается от зарубежных решений своей нацеленностью на автоматизацию рутинных операций и соответствие законодательным требованиям, тогда как западные направлены на первостепенную автоматизацию управленческих функций. Причина такой разницы в подходах видится в следующем: исходя из потребностей клиентов, зарубежный производитель ориентируется на реинжиниринг и оптимизацию всех бизнес-процессов, отечественный — на автоматизацию как таковую. Как следствие, различны и основные потребители систем: у зарубежных это — менеджмент предприятия, у отечественных — персонал на местах.

Коллаборативная выгода

Подчеркивая, что основные потребители CBOSSmis — руководители предприятия, и в то же время декларируя коллаборативность системы, мы не противоречим сами себе. Пользуются решением действительно все сотрудники компании, получая коллективную выгоду от оптимизации и интенсификации автоматизированных бизнес-процессов, а вот дополнительные дивиденды извлекают топ-менеджеры, которые могут самостоятельно оперировать данными и, опираясь на конкретные цифры, а не только на собственную интуицию, принимать взвешенные решения.

Признавая уникальность каждого сотрудника организации как личности, мы убеждены, что само интеллектуальное предприятие с точки зрения технологий управления неуникально и поддается автоматизации посредством тиражируемых решений (разумеется, с учетом специфики бизнеса и персональных предпочтений ЛПР). Помимо коллаборативности, в числе преимуществ продуктов CBOSS — их универсальность. Система управления предприятием построена на кросс-индустриальных принципах, предусматривающих возможность ее использования любой организацией независимо от формы собственности, численности персонала, отрасли и государства. Например, сейчас наши специалисты ведут подготовительные работы по установке отечественной MIS у клиента — одного из операторов сотовой связи в Норвегии.